Ηλεκτρονικά Αρχεία

Η χρήση των Τεχνολογιών της Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) από τους δημόσιους οργανισμούς έχει αλλάξει σε μεγάλο βαθμό ορισμένα από τα χαρακτηριστικά στοιχεία της παραγωγής – δημιουργίας και διαχείρισης των εγγράφων - αρχείων της δημόσιας διοίκησης.

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) παρακολουθούν τις αλλαγές αυτές σε επιστημονικό και διαχειριστικό επίπεδο και έχουν την ευθύνη να διαμορφώσουν το πλαίσιο διαχείρισης και διατήρησης των ηλεκτρονικά παραγόμενων αρχείων, ώστε να διασφαλίζεται η συνεχής στο χρόνο διατήρηση της εγκυρότητας, αυθεντικότητας και ακεραιότητάς τους, καθώς και η δυνατότητα πρόσβασης και διάθεσής τους.

Τα Γ.Α.Κ. έχουν, εκ του Νόμου, την αρμοδιότητα της εποπτείας των ενεργώνημιενεργών αρχείων της δημόσιας διοίκησης και προσφέρουν τεχνογνωσία και υποστήριξη σε θέματα διαχείρισης εγγράφωναρχείων, ανάπτυξης ολοκληρωμένων συστημάτων διαχείρισης εγγράφωναρχείων (Document Management Systems - Records Management Systems) και χρήσης προτύπων για τη διαχείριση και διάθεση της πληροφορίας και τη διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων των δημόσιων οργανισμών.

Δυνητικά τα Γ.Α.Κ. καλούνται να επιλέξουν, εκκαθαρίσουν, εισάγουν και διαχειριστούν:
α) αρχεία εκ γενετής παραχθέντα σε ψηφιακή μορφή (born digital records),
β) ψηφιοποιημένα αρχεία ως αντίγραφα εκ του πρωτοτύπου σε άλλο υπόστρωμα (digitized records) για λόγους διατήρησης, και
γ) ψηφιακά αντίγραφα - υποκατάστατα (digital surrogates), από τα προς διατήρηση πρωτότυπα αρχεία, τα οποία δημιουργούνται ως αντίγραφα για διάθεση προς τους πολίτες και τους ερευνητές.           

Οι προκλήσεις της διαχείρισης και διατήρησης των ηλεκτρονικών εγγράφων – αρχείων, σε επιστημονικό και διοικητικό επίπεδο, είναι πολλές και ενδιαφέρουσες.