Παραδώστε τα αρχεία σας στα Γ.Α.Κ.

Διαδικασία παράδοσης αρχείων φορέων του Δημοσίου στα Γ.Α.Κ.

Όλες οι υπηρεσίες του Δημοσίου έχουν την υποχρέωση να διατηρούν τα αρχεία τους ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου για συγκεκριμένο χρόνο και να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε χρόνου. Ειδικότερα:

Κατά την εκκαθάριση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και λοιπών φορέων του Δημοσίου και αφού αποχωριστούν οι φάκελοι που έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα, βάσει των προεδρικών διαταγμάτων εκκαθάρισης των αρχείων κάθε δημόσιας υπηρεσίας, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό καταγράφεται και τίθεται στην διάθεση των Γ.Α.Κ., τα οποία ειδοποιούνται σχετικά «εγγράφως και επί αποδείξει» για να επιλέξουν μέσα σε τακτή προθεσμία τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα.
Τα Γ.Α.Κ. (στην Κεντρική Υπηρεσία αρμόδιο είναι το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων, Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων της Διεύθυνσης Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων, ενώ για τα Περιφερειακά Τμήματα των Γ.Α.Κ., επικοινωνείστε με τις κατα τόπους Υπηρεσίες,) αφού παραλάβουν την κατάσταση εκκαθάρισης των αρχείων της εκάστοτε δημόσιας υπηρεσίας, διενεργούν αυτοψία στα αρχειοστάσια του φορέα. Η Έκθεση Αυτοψίας που συντάσσεται αποτυπώνει την κατάσταση του αρχείου, τις συνθήκες φύλαξής του και την ιστορική του σπουδαιότητα.
Στην περίπτωση που κριθεί ότι το αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, τα Γ.Α.Κ. αποστέλλουν Άδεια Καταστροφής, στην οποία αναφέρεται και η υποχρέωση του φορέα να επικοινωνήσει με τη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (Δ.Δ.Δ.Υ., πρώην Ο.Δ.Δ.Υ.) για την οριστική καταστροφή του αρχείου.
Εφόσον κριθεί ότι το υπό εκκαθάριση αρχείο ή τμήμα αυτού παρουσιάζει ιστορικό ενδιαφέρον, τα Γ.Α.Κ. προβαίνουν στον εγκιβωτισμό, την καταγραφή (Κατάσταση Μεταφερομένου Υλικού) και την μεταφορά του αρχείου. Η διαδικασία παραλαβής του αρχείου ολοκληρώνεται με την υπογραφή ενός Πρωτοκόλλου Παράδοσης-Παραλαβής.
Η παραπάνω διαδικασία αποτυπώνεται με την καταχώρηση των σχετικών εγγράφων στο σύστημα διαχείρισης αρχειακών δεδομένων των Γ.Α.Κ. «@ρχειομνήμων».

Επισημαίνεται ότι, όσον αφορά στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ., όταν πρόκειται για ιδιωτικά αρχεία αρμόδιο για την παράδοσή τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους είναι το Τμήμα Εποπτείας Ενεργών και Ημιενεργών Αρχείων, Επιλογής, Εισαγωγής και Εκκαθάρισης Ανενεργών Αρχείων της Διεύθυνσης Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων, ενώ όταν πρόκειται για αρχεία Πρωθυπουργών αρμόδια είναι η Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης της ανωτέρω Διεύθυνσης.
Για περισσότερες σχετικές πληροφορίες, δείτε στις επόμενες ενότητες "Διαδικασία παράδοσης ιδιωτικών αρχείων στα Γ.Α.Κ." & "Διαδικασία παράδοσης αρχείων πολιτικών προσώπων στα Γ.Α.Κ."

Διαδικασία παράδοσης ιδιωτικών αρχείων στα Γ.Α.Κ.

Ιδιωτικοί Φορείς, ΝΠΙΔ, Α.Ε. καθώς και φυσικά πρόσωπα δύνανται να καταθέσουν το αρχείο τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους επιλέγοντας τη διαδικασία της Δωρεάς ή Παρακαταθήκης. Στην περίπτωση της Παρακαταθήκης διατηρούν το δικαίωμα ανάληψης τους όποτε επιθυμούν. Η διαδικασία και στις δύο περιπτώσεις περιλαμβάνει την υπογραφή από τα δύο Μέρη Πρωτοκόλλου Παράδοσης - Παραλαβής, με συνημμένο τον κατάλογο των αρχειακών τεκμηρίων, όπως επίσης και λεπτομερές Πρακτικό, ενώ λαμβάνει άμεσα και Αριθμό Βιβλίου Εισαγωγής (ΑΒΕ). Είναι στην διάθεση για μελέτη σύμφωνα με τους όρους του δωρητή και την εθνική νομοθεσία περί πρόσβασης στην πληροφορία.

Διαδικασία παράδοσης αρχείων πολιτικών προσώπων στα Γ.Α.Κ.

Η Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης ιδρύθηκε ως αυτοτελής Δημόσια Υπηρεσία με τον Ν. 2846 του 2000 (ΦΕΚ 229/23.10.2000). Το 2005, με το άρθρο 11 του Ν. 3391 (ΦΕΚ 240, 4.10.2005), ενσωματώθηκε στην Κεντρική Υπηρεσία των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.), ως Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης, ενώ βάσει του νέου Νόμου των Γ.Α.Κ. (Ν.4610/2019) λειτουργεί υπό τη Διεύθυνση Πρόσκτησης και Επεξεργασίας Αρχείων της Κ.Υ. των Γ.Α.Κ.

Βάσει του νόμου αυτού (Ν. 3391/2005 ΦΕΚ 240, 4.10.2005, άρθρο 16Α, α, β, γ, δ) η Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού:

• Παραλαμβάνει, αρχειοθετεί και φυλάσσει τα αρχεία του Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης κατά τα οριζόμενα στο ν. 2846/2000 (ΦΕΚ 229 Α΄).
• Εξασφαλίζει την πρόσβαση στα ανωτέρω Αρχεία σε όσους έχουν δικαίωμα, κατά τις διατάξεις του ν. 2846/2000 (ΦΕΚ 229 Α΄).
• Συντηρεί τα Αρχεία από φυσικές φθορές και τα αναπαράγει, όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο, για τη διάσωση ή τη γνωστοποίησή τους.
• Παρακολουθεί τις διεθνείς εξελίξεις στον τομέα της αρχειονομίας και της ηλεκτρονικής αποτύπωσης των Αρχείων.

Ως θεσμός, η Ειδική Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης αποτελεί το φυσικό χώρο υποδοχής του πολύτιμου αυτού αρχειακού υλικού. Κάθε νέα κατάθεση, αποτελεί ανεκτίμητη συνεισφορά στην καταγραφή της πολιτικής ιστορίας της χώρας μας.

Η Υπηρεσία αυτή στη σύντομη ιστορική διαδρομή της περιλαμβάνει ήδη σημαντικά αρχεία Ελλήνων πολιτικών προσωπικοτήτων. Συγκεκριμένα, το 2004, ο αποχωρών τότε Πρωθυπουργός Κωνσταντίνος Σημίτης είχε καταθέσει στην (αυτοτελή τότε) Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού το αρχείο του, ενώ υπήρξε και παράλληλη κατάθεση του αρχείου της Γενικής Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου της ίδιας περιόδου (1996-2004).
Έκτοτε, η Υπηρεσία Αρχείων Πρωθυπουργού εντάχθηκε και λειτουργεί στην Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ., όπου φυλάσσονται και άλλα αρχεία πολιτικών, όπως: το αρχείο του Πολιτικού Γραφείου του Πρωθυπουργού της περιόδου 1917-1928 (Κυβερνήσεις Βενιζέλου, Γούναρη, Γονατά, Παγκάλου και άλλων), το αρχείο Ιωάννου Μεταξά, το αρχείο του Πρωθυπουργού της εξόριστης ελληνικής κυβέρνησης Εμμανουήλ Τσουδερού (1941-1944), αλλά και σημαντικά αρχεία της μεταπολεμικής περιόδου (αρχείο Πλαστήρα, αρχείο Βασιλικών Ανακτόρων), ή και το πιο πρόσφατο αρχείο του Προέδρου της Δημοκρατίας Κωνσταντίνου Στεφανόπουλου.

Ο εμπλουτισμός και η ανάδειξη του αρχειακού υλικού που απόκειται στα Γ.Α.Κ. αποτελεί διαχρονικά βασικό άξονα των δραστηριοτήτων μας.
Για το λόγο αυτό σας προσκαλούμε να καταθέσετε στα Γ.Α.Κ. τυχόν αρχειακό υλικό που είναι στην κατοχή σας και αφορά στη συνεισφορά σας στην δημόσια πολιτική ζωή του τόπου.

Έχετε τη δυνατότητα να καταθέτετε προς φύλαξη στην Υπηρεσία μας τα αρχεία που έχετε συγκεντρώσει από την πολιτική σας πορεία, διασφαλίζοντας τη συνέχεια στην καταγραφή της πολιτικής ιστορίας της χώρας μας.
Οι όροι και οι προθεσμίες πρόσβασης στο υλικό ορίζονται από εσάς.

Επισκεφτείτε την Κεντρική Υπηρεσία των Γ.Α.Κ., κατόπιν συνεννόησης (βλ. Ενότητα: Επικοινωνήστε μαζί μας: Τηλέφωνα - Διευθύνσεις), προκειμένου να σας ενημερώσουμε εκτενώς για το πολύπλευρο έργο μας και να σας ξεναγήσουμε στους χώρους της Υπηρεσίας μας. Κατά την διάρκεια της επίσκεψής σας, θα σας παρουσιάσουμε και χαρακτηριστικά δείγματα του αρχειακού πλούτου που απόκειται στην Υπηρεσία μας.

Ακολουθήστε μας