Πρότυπα

standards line icon
Το Διεθνές Συμβούλιο των Αρχείων (ICA - International Council on Archives) έχει εκδώσει πρότυπα για την περιγραφή του αρχειακού υλικού, το πλαίσιο παραγωγής του, που λαμβάνει υπόψη τους παραγωγούς και τις διαδικασίες μέσα από τις οποίες δημιουργήθηκε, αλλά και για την περιγραφή των φορέων που διατηρούν αρχειακό υλικό.
Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία (Ε.Α.Ε.), μέσα στο πλαίσιο των εργασιών των Επιτροπών Ορολογίας και Επιμόρφωσης και της Επιτροπής Εφαρμογής Προτύπων και της Συντακτικής Επιτροπής ολοκλήρωσε την μετάφραση και έκδοση των παραπάνω προτύπων στα ελληνικά. Οι επίσημες ελληνικές μεταφράσεις διατίθενται δωρεάν από την Ε.Α.Ε., καθώς, όπως αναφέρεται στον ιστότοπό της, η παροχή βασικών χρηστικών εργαλείων στα μέλη της αλλά και σε όλους τους Έλληνες εργαζομένους σε αρχειακούς φορείς, αποτελεί βασικό στόχο της.

Το Διεθνές Πρότυπο Καθιερωμένων Αρχειακών Εγγραφών για Νομικά Πρόσωπα, Φυσικά Πρόσωπα και Οικογένειες – ΔΙΠΚΑΕ (ΝΦΠΟ) αποτελεί συμπληρωματικό πρότυπο στο γενικό ΔΙΠΑΠ. Παρέχει τις βασικές κατευθύνσεις για την περιγραφή και καθιέρωση των παραγωγών του αρχειακού υλικού. Συντάχθηκε για να υποστηρίξει τη διάδοση των καθιερωμένων αρχειακών εγγραφών ενθαρρύνοντας τη σύνταξη συμβατών μεταξύ τους, κατάλληλων και επεξηγηματικών περιγραφών που αφορούν νομικά πρόσωπα, φυσικά πρόσωπα και οικογένειες, παραγωγούς αρχείων. Προορίζεται να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με υπάρχοντα εθνικά πρότυπα ή ως σημείο αναφοράς για την ανάπτυξη εθνικών προτύπων.

Το Διεθνές Πρότυπο Περιγραφής Φορέων Διατήρησης Αρχείων - ΔΙΠΠΕΦΔΑ παρέχει γενικούς κανόνες για την προτυποποίηση περιγραφών φορέων διατήρησης αρχείων. Ως φορέας διατήρησης αρχείων (Institution with archival holdings), ορίζεται από το πρότυπο ένας οργανισμός η κύρια λειτουργία του οποίου είναι η φύλαξη και διατήρηση αρχειακού υλικού και η διάθεσή του στο ευρύ κοινό. Υπάρχουν ωστόσο και άλλες οντότητες, όπως πολιτιστικοί φορείς (Βιβλιοθήκες, Μουσεία), επιχειρήσεις, οικογένειες ή πρόσωπα που κατέχουν αρχεία. Το ΔΙΠΠΕΦΔΑ, ή ένα κατάλληλα προσαρμοσμένο υποσύνολο των στοιχείων του, μπορεί να εφαρμοστεί σε όλες τις οντότητες οι οποίες παρέχουν πρόσβαση στα αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή τους.

Το Διεθνές Πρότυπο Περιγραφής Λειτουργιών - ΔΙΠΠΕΛ παρέχει τις κατευθυντήριες γραμμές για την προετοιμασία περιγραφών των λειτουργιών φορέων οι οποίες συνδέονται με την παραγωγή και τη διατήρηση αρχείων. Το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την περιγραφή μιας λειτουργίας ή οποιασδήποτε από τις υποδιαιρέσεις της (δευτερεύουσα λειτουργία, επιχειρησιακή διαδικασία, δραστηριότητα, καθήκον, συναλλαγή και όποιον άλλον όρο χρησιμοποιείται σε διεθνές, εθνικό ή τοπικό επίπεδο).

Το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό) - ΔΙΠΑΠ παρέχει τις κατευθυντήριες για την περιγραφή του αρχειακού υλικού και τη δημιουργία προτυποποιημένων εγγραφών. Το πρότυπο περιλαμβάνει γενικούς κανόνες αρχειακής περιγραφής ανεξάρτητα από το είδος και το υπόστρωμα του αρχειακού υλικού. Η χρήση του ΔΙΠΑΠ (Γ) για την περιγραφή του αρχειακού υλικού:
α. διασφαλίζει τη δημιουργία περιεκτικών, κατάλληλων και επεξηγηματικών περιγραφών,
β. διευκολύνει την ανάκτηση και την ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με το αρχειακό υλικό,
γ. καθιστά δυνατή τη χρήση κοινών και καθιερωμένων βάσεων δεδομένων και,
δ. καθιστά δυνατή την ενσωμάτωση των περιγραφών από διαφορετικούς τόπους φύλαξης σε ένα ενοποιημένο σύστημα πληροφόρησης.