Καθιερωμένες περιγραφές παραγωγών
Η περιγραφή των παραγωγών αρχείων αποτελεί μια σημαντική εργασία των αρχειονόμων, καθώς απαιτεί πλήρη τεκμηρίωση και συνεχή ενημέρωση του πλαισίου παραγωγής και χρήσης των τεκμηρίων, δίνοντας έμφαση στην προέλευσή τους.
Η ανεξάρτητη διαχείριση πληροφοριών του πλαισίου παραγωγής επιτρέπει τη σύνδεση περιγραφών που αφορούν τους παραγωγούς αρχείων και τις πληροφορίες του πλαισίου παραγωγής των αρχείων με περιγραφές αρχειακού υλικού του ίδιου παραγωγού, το οποίο φυλάσσεται σε διαφορετικά Αρχεία και με περιγραφές άλλων πηγών, όπως μουσειακό ή βιβλιακό υλικό το οποίο σχετίζεται με την εν λόγω οντότητα. Τέτοιες συνδέσεις βελτιώνουν την διαχείριση των αρχείων και διευκολύνουν την έρευνα.
Η τυποποίηση των περιγραφών των παραγωγών και κατ επέκταση του πλαισίου παραγωγής επιτρέπει:
α. την πρόσβαση στα αρχεία βασισμένη στην περιγραφή του πλαισίου παραγωγής τους η οποία συνδέεται με άλλες περιγραφές των ίδιων αρχείων τα οποία συχνά είναι διασπασμένα,
β. την κατανόηση, από τους χρήστες, του πλαισίου παραγωγής και χρήσης των αρχειακών τεκμηρίων επιτρέποντάς τους να ερμηνεύσουν καλύτερα το περιεχόμενο και τη σημασία τους,
γ. τον προσδιορισμό της ταυτότητας κάθε παραγωγού αρχείου, ενσωματώνοντας την περιγραφή των σχέσεων μεταξύ διαφορετικών οντοτήτων,
δ. την ανταλλαγή αυτών των περιγραφών μεταξύ φορέων, συστημάτων και δικτύων.
